Ética e integridade - Sumário GRI

O tema de conflito de interesses é tratado no Código de Conduta, documento aprovado pelo Conselho de Administração. O documento define assim o tema: "O conflito de interesses ocorre quando há confronto entre interesses coletivos e individuais ou entre os interesses da Companhia e os interesses de um colaborador ou grupo de colaboradores, de modo a comprometer o interesse da Companhia ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho das funções daquele colaborador ou grupo de colaboradores."

São proibidas e podem levar à rescisão do contrato de trabalho ou de prestação de serviços condutas como a realização de atividades paralelas que comprometam o trabalho ou desempenho, o aproveitamento de recursos da Companhia em benefício próprio ou de terceiros, a solicitação de patrocínios indevidos a fornecedores ou se valer do cargo e de informações internas. No Código de Conduta os colaboradores são encorajados a refletir sobre as condutas que podem representar conflito de interesses, bem como a reportar preocupações relativas ao tema por meio do Canal de Integridade e Ouvidoria, que serão analisados com o apoio de instâncias superiores, conforme a necessidade.

Em 2022, a Companhia aprovou e publicou internamente a Política de Transação com Partes Relacionadas, visando a fortalecer a sua governança no tema e reforçando a transparência nas suas divulgações financeiras e contábeis. Este documento contribui para a melhoria no ambiente de controles internos e para a mitigação de riscos em negócios que possam resultar em conflito de interesses.

Em relação à gestão de terceiros, a Klabin tem, contratadas e em funcionamento, soluções especializadas de pesquisa e análise que oferecem a possibilidade de identificação de mídias negativas, registros em listas sancionatórias, PEP's (pessoas expostas politicamente), entre outros pontos de atenção reputacional. Essas ferramentas fortalecem a estrutura para avaliação dos processos de doações, patrocínios e contratação de fornecedores, permitindo o monitoramento contínuo do status reputacional desses relacionamentos. Ademais, está em andamento um projeto de reestruturação do processo de cadastro e homologação dos fornecedores, que permitirá uma maior sintonia entre as áreas de suprimentos e diversas áreas de controle, como Integridade, Controles Internos e Jurídico, resultando em um sistema mais maduro e robusto do ponto de vista de mitigação de riscos relacionados à contratação de terceiros.

Colaboradores próprios comunicados e treinados em políticas e procedimentos anticorrupção (por região)

Em 2022, foram considerados os treinamentos que abrangem o tema de combate à corrupção. Eles têm sido disseminados ano a ano na Companhia, atingindo os públicos de interesse, com ótima avaliação interna pela sua didática, interatividade e adaptação à realidade da Companhia. Treinamentos em formato e-learning são disponibilizados no portal de treinamentos, Escola de Negócios Klabin.

Colaboradores próprios comunicados e treinados em políticas e procedimentos anticorrupção (por categoria funcional)

Parceiros de negócios comunicados e treinados em políticas e procedimentos anticorrupção

Obs: Neste item, informamos a quantidade total (considerando todas as regiões) de prestadores de serviços e, desse total, a quantidade cujos contratos possuem Cláusula Anticorrupção. A diferença entre as quantidades corresponde a acordos de preços, contratos de software, contratos de parceria, locação, contratos com imobiliárias e companhias aéreas.

A Klabin disponibiliza para todos os seus parceiros de negócios políticas e procedimentos anticorrupção, seja contratualmente ao requerer a assinatura do documento de "Condições Gerais de Fornecimento", no qual constam diretrizes anticorrupção, ou por meio de informativos presentes nos seus canais de transação com terceiros (Mercado Eletrônico, modelos de pedidos de compras).

Para os dados referentes à comunicação e treinamento, foram considerados os parceiros de negócios críticos, de acordo com parâmetros internos, que são avaliados pela plataforma contratada EcoVadis e leva em consideração critérios de sustentabilidade, ética, entre outros.

De acordo com o Código de Conduta Klabin, é garantida a liberdade de associação sindical aos colaboradores: “Buscamos manter uma agenda de diálogo aberta e constante com entidades de representação profissional, que vai além das negociações coletivas e de mudanças na legislação.”

A contratação de fornecedores na Klabin obedece a uma série de critérios para garantir que aspectos legais e de sustentabilidade sejam estendidos à cadeia de valor da Companhia.

Além de exigir níveis mínimos de qualidade e de pontualidade de entrega e conformidade com o fisco, o atendimento à legislação trabalhista, a aspectos da legislação ambiental e de direitos humanos é condição inegociável.

Desde 2013, a Klabin é signatária do Pacto Nacional a favor da Erradicação do Trabalho Escravo, o que reforça seu compromisso no combate ao trabalho escravo e infantil.

No Código de Conduta Klabin, manifestamos o repúdio à associação com empresas ou pessoas que possuam vínculos com essa prática: “Não nos relacionamos e não admitimos contratações de fornecedores e prestadores de serviços ou associações com empresas ou entidades que possuam qualquer vínculo com exploração do trabalho infantil e/ou análogo ao escravo, ainda que em sua cadeia de valor.”