Conduta ética e integridade

Retidão e transparência nos relacionamentos da Companhia, protegendo liberdades fundamentais e em conformidade com a legislação nacional e acordos internacionais.

  • 102-16
  • 102-17

Código de Conduta, treinamentos e comunicação anticorrupção

Em 2020 foi iniciado um processo de revisão e atualização do Código de Conduta da Klabin, que objetiva reforçar ainda mais o compromisso da Companhia com a promoção de um ambiente de trabalho inclusivo e de respeito, que preza pela observância da ética e integridade nas atitudes de todos os colaboradores, terceiros e demais partes que se relacionam com a Klabin.

Em relação aos treinamentos, em 2020, a Companhia divulgou a todos os colaboradores um treinamento inovador do Código de Conduta, apresentando os valores da Companhia de forma interativa, com excelente avaliação do público interno. Foram realizadas sessões de treinamentos conduzidas por especialistas renomados no mercado reforçando os temas Anticorrupção e Concorrencial, especialmente ao público gerencial (especialistas, coordenadores e gerentes), em formato de webinar devido às restrições da pandemia, com avaliações de aprendizado. Todos os treinamentos foram disponibilizados em formato e-learning em portal interno.

Como mais uma forma de divulgação e incentivo ao registro de denúncias especialmente as relacionadas à mulher, a Área de Integridade participou com áreas parceiras, de campanhas de prevenção e combate à violência contra a mulher e assédio sexual no trabalho, intensificando a importância da reflexão sobre o tema e do reporte ao Canal de Integridade e Ouvidoria.

O Canal de Integridade e Ouvidoria Klabin tem o objetivo de proporcionar aos colaboradores, fornecedores e ao público em geral um meio de comunicação confidencial e seguro para o registro de suspeitas ou condutas que violem normas da companhia e/ou legislações vigentes.

O Canal é administrado por empresa terceira independente especializada, garantindo sigilo das informações, a identidade das pessoas envolvidas, o tratamento adequado e livre de conflito de interesses e a não retaliação ao denunciante. O registro dos relatos pode ser feito de maneira anônima ou identificada, de acordo com a preferência do denunciante, garantindo assim o sigilo necessário. Disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana pelo site ou pelo telefone (0800 718 7814), e com atendimento pessoal por telefone, realizado por atendente especializado, o Canal é aberto aos públicos interno e externo. Todos os relatos registrados no Canal geram um protocolo de atendimento exclusivo ao denunciante, o qual poderá ser utilizado para consultar o andamento das apurações conduzidas pela Companhia.

Acesse o Código de Conduta da Klabin

Acesse o Manual Anticorrupção da Klabin

  • 205-2

Percentual de colaboradores e parceiros de negócios comunicados e treinados em anticorrupção, por região e categoria funcional

Saiba mais

Colaboradores próprios comunicados e treinados em políticas e procedimentos anticorrupção (por região)
RegiãoAno2020202020192019
 TipoComunicadoTreinadoComunicadoTreinado
NorteTotal2462822426
 Percentual100,00%11,38%100%11,61%
NordesteTotal1.4151701.281164
 Percentual100,00%12,01%100%12,80%
Centro-OesteTotal00
 Percentual00
SudesteTotal2.7889193.077937
 Percentual100,00%32,96%100%30,45%
SulTotal10.4254.3437.5344.450
 Percentual100,00%41,66%75%44,58%
TotalTotal14.8745.46012.1165.577
 Percentual100,00%36,71%83,20%37,10%

Obs: Em 2019, a empresa não possuía colaboradores na região Centro-Oeste. Em 2020, não foram computados os treinamentos realizados pelas operações adquiridas na região Centro-Oeste, em alinhamento com o reporte da área de Gente e Gestão.

Colaboradores próprios comunicados e treinados em políticas e procedimentos anticorrupção (por categoria funcional)     
Categoria funcionalAno2020202020192019
 TipoComunicadoTreinadoComunicadoTreinado
DiretoriaTotal13121212
 Percentual100,00%92,31%100,00%100,00%
Gerência e CoordenaçãoTotal629523608531
 Percentual100,00%83,15%100,00%87,34%
TécnicaTotal9556431.274976
 Percentual100,00%67,33%100,00%76,61%
AdministrativoTotal1.6111.0771.110714
 Percentual100,00%66,85%100,00%64,32%
OperacionalTotal11.3833.1058.7523.186
 Percentual100,00%27,28%85,84%28,45%
AprendizesTotal10720235101
 Percentual100,00%57,94%100,00%42,98%
EstagiáriosTotal1768012557
 Percentual100,00%50,57%100,00%45,60%
TotalTotal14.8745.46012.1165.577
 Percentual100,00%36,71%83,20%37,10%

Obs: O grupo identificado como “Conselho de Administração” não foi considerado.

Diretores treinados e comunicados em políticas e procedimentos anticorrupção     
 Ano2020202020192019
 TipoComunicadoTreinadoComunicadoTreinado
DiretoresTotal13121212
 Percentual100,00%92,00%100,00%100,00%

Obs: O grupo de diretores está localizado na região Sudeste.

Parceiros de negócios treinados e comunicados em políticas e procedimentos anticorrupção     
 Ano2020202020192019
 TipoComunicadoTreinadoComunicadoTreinado
ParceirosTotal 1581.381 1.0970
 Percentual 100% 22%98,90%0,00%

Obs: Neste item, informamos a quantidade total (considerando todas as regiões) de prestadores de serviços e, desse total, a quantidade cujos contratos possuem Cláusula Anticorrupção. A diferença entre as quantidades corresponde a acordos de preços, contratos de software, contratos de parceria, locação, contratos com imobiliárias e companhias aéreas.

  • 205-2

Em 2020, foi possível ampliar a base de usuários cadastrados nos portais internos de colaboradores, aumentando a quantidade de pessoas comunicadas sobre práticas anticorrupção.

  • 205-3

Casos envolvendo violações do Código de Conduta e suborno e/ou corrupção

TipoApuradasConfirmadas
Corrupção e/ou suborno00
Atos Ilícitos236
Comportamental339133
Conflitos de Interesses331
Outros4121
Segurança da Informação10
Violação às Leis ou Normas Regulatórias13547
Total572208

O Canal de denúncias da Klabin foi reestruturado no final de 2019, passando a ser gerido diretamente pela área de Integridade e administrado por empresa especializada e independente. Essa mudança fortaleceu o processo de governança, impossibilitando a ocorrência de conflitos na recepção e tratativa dos relatos. As divulgações sobre as mudanças reforçaram os diferenciais de todo o processo, tais como: mudança da gestão, empresa especializada e independente, processo de governança, atendimento pessoal por consultor, Comissão de Integridade para julgamento e tratativa de denúncias, além do reforço quanto à confidencialidade e não retaliação dos denunciantes. Os meios de divulgação foram amplos: e-mail, mural, rádio interna, totens espalhados pelas unidades Klabin, adesivos e vídeo explicativo do Diretor Jurídico, Integridade, Gestão de Riscos e Controles Internos e a Gerência de Integridade. Considerando o constante crescimento da Companhia, entendemos que os diferenciais implementados fortalecem o uso do Canal.

Medidas adotadas

Não foram registrados casos de corrupção ou suborno no Canal de Integridade e Ouvidoria da Klabin em 2020. O Canal, que recebe denúncias que têm seu anonimato garantido, tem como objetivo receber reportes de violações ao Código de Conduta, normas e legislação vigente, que são tratados de acordo com a complexidade das situações reportadas e passam por processo de análise, investigação e aplicação de medidas disciplinares e/ou ações corretivas para os casos confirmados. Conforme gravidade da situação confirmada, as medidas disciplinares aplicadas variam de advertências formais a rescisões dos contratos de trabalho ou de prestação de serviços. Para os casos confirmados também são estabelecidas medidas preventivas, a fim de mitigar eventuais recorrências.

  • 406-1

Denúncias de discriminação e assédio

 ApuradasConfirmadas
Assédio sexual104
Discriminação125
Total229

Os casos confirmados de discriminação correspondem a quatro relatos de discriminação de gênero, sendo que dois deles abordam uma mesma ocorrência, e um relato de discriminação racial. As medidas disciplinares aplicadas levaram em consideração a gravidade de cada caso e compreenderam advertência verbal, advertência escrita, rodas de conversa para reforçar a conscientização das diretrizes defendidas pela Klabin, bem como o acompanhamento de eventuais recorrências.

Os casos confirmados de assédio sexual correspondem a dois relatos envolvendo colaboradores próprios e dois de colaboradores terceiros. Para os casos que envolveram terceiros, os colaboradores foram afastados mediante solicitação da Klabin às empresas contratadas. Um dos relatos que envolveram colaborador próprio culminou em desligamento e, para o outro caso, foram realizadas medidas de conscientização com acompanhamento direto da área de G&G sobre a situação relatada.

  • 205-1

Gestão anticorrupção

Periodicamente a Área de Integridade realiza processos de mapeamento de riscos de corrupção em suas operações. O último mapeamento se deu no biênio 2018-2019, quando foram mapeadas 100% das operações por meio de workshops e entrevistas com todos os diretores, além de questionários aplicados aos gerentes de todas as unidades da Klabin no Brasil, na Argentina e na Áustria. Os resultados foram apresentados em reuniões separadas por diretoria para definição de eventuais planos de ação.

Em 2020, a Área de Integridade trabalhou intensamente na mitigação de riscos reforçando seu programa de treinamentos ao promover sessões específicas ao público gerencial, ao divulgar um treinamento renovado sobre o Código de Conduta a toda a Companhia e continuar com o evento da Semana da Ética, ação de comunicação que visa trazer a reflexão sobre temas de integridade no ambiente empresarial. Também foram realizadas melhorias por meio da elaboração de políticas e procedimentos, as quais estabeleceram formalmente diretrizes e responsabilidades, gerais ou específicas, bem como foram contratados recursos para aprimorar a avaliação de terceiros e o Canal de Integridade e Ouvidoria da Companhia.

Ainda em 2020, a Área de Integridade avaliou 100% das doações e patrocínios concedidos pela Klabin, integrando o fluxo de avaliação dos destinatários na mitigação de riscos reputacionais que possam prejudicar a imagem e idoneidade da Companhia.

Para o biênio 2020-2021, um novo mapeamento de riscos será realizado com o auxílio de consultoria externa especializada, a fim de cobrir toda a operação da Klabin, inclusive as novas unidades adquiridas da International Paper, com o objetivo de melhoria contínua do Programa de Integridade.

  • 102-25

Prevenção e gestão sobre conflitos de interesses

O Código de Conduta Klabin, documento avaliado e aprovado pela Diretoria e Conselho de Administração da Companhia, a mais alta instância de governança interna, estabelece diretrizes sobre conflito de interesses, orientando seus conselheiros e colaboradores a evitarem atividades que sejam incompatíveis com os interesses da Companhia: “Ocorrerá conflito de interesses sempre que o administrador ou colaborador ocupar-se de quaisquer atividades incompatíveis com os interesses da empresa”.

São proibidas e podem levar à rescisão do contrato de trabalho ou de prestação de serviços condutas como a realização de atividades paralelas que comprometam o trabalho ou desempenho, o aproveitamento de recursos da Companhia em benefício próprio ou de terceiros, solicitação de patrocínios indevidos a fornecedores ou se valer do cargo e informações internas. Casos de potencial conflito de interesses são analisados pela Companhia.

A fim de aprimorar a estrutura de avaliação de terceiros, foram contratadas soluções especializadas de pesquisa e análise, que oferecem a possibilidade de identificação de mídias negativas, registros em listas sancionatórias, pessoas expostas politicamente (PEPs), entre outros pontos de atenção reputacional. As ferramentas amadurecem a estrutura para avaliação dos processos de doações, patrocínios e contratação de fornecedores.

  • 206-1

Ações judiciais pendentes e/ou encerradas durante o período coberto pelo relatório referentes á concorrência desleal, violações de leis antitruste e antimonopólio

 Unidade20202019
Quantidade de ações pendentes ou encerradas00

Não tivemos processos judiciais referentes à práticas anticoncorrenciais, violações de legislações antritruste e monopólio. A Companhia define em seu Código de Conduta a observância e o respeito às legislações relacionadas ao tema, além de promover treinamentos às áreas mais expostas a riscos.

  • 307-1

Multas significativas e sanções não monetárias resultantes da não conformidade com leis e/ou regulamentos ambientais

 Unidade20202019
Valor monetário de multas significativasR$ R$ 45.000,00 R$ 12.071,15
Número de sanções não monetárias                –                      1
Número total de casos resolvidos por meio de mecanismos de arbitragem                –                     –  
Passivo ambiental acumulado no final do anoR$                –   

Obs: São consideradas significativas as multas com valor superior a 10 mil dólares.

Em 2020, tivemos o auto de infração AI nº13807-D relativo à operação sem licenciamento da máquina resinadora da unidade de Correia Pinto (SC), no valor de R$ 45.000,00. Realizamos o pagamento antecipado com desconto de 30% (R$ 31.500,00), sendo na sequência o processo administrativo de fiscalização ambiental encerrado e arquivado pelo órgão ambiental.

  • 407-1

Direito à liberdade de associação e negociação coletiva

A contratação de fornecedores na Klabin obedece a uma série de critérios para garantir que aspectos legais e de sustentabilidade sejam estendidos à cadeia de valor da Companhia.

Além de exigir níveis mínimos de qualidade e de pontualidade de entrega e conformidade com o fisco, o atendimento à legislação trabalhista, a aspectos da legislação ambiental e de direitos humanos é condição inegociável.

  • 408-1
  • 409-1

Trabalho infantil e/ou forçado

A contratação de fornecedores na Klabin obedece a uma série de critérios para garantir que aspectos legais e de sustentabilidade sejam estendidos à cadeia de valor da Companhia.

Além de exigir níveis mínimos de qualidade e de pontualidade de entrega e conformidade com o fisco, o atendimento à legislação trabalhista, a aspectos da legislação ambiental e de direitos humanos é condição inegociável.

Desde 2013, a Klabin é signatária do Pacto Nacional a favor da Erradicação do Trabalho Escravo, o que reforça seu compromisso no combate ao trabalho escravo e infantil.

  • 103-1
  • 103-2
  • 103-3

Gestão do tema

A Área de Integridade da Klabin, responsável pela observância das diretrizes do Código de Conduta, normas e leis Anticorrupção e Concorrencial, alinhada aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS), parametrizou suas metas de curto, médio e longo prazos, visando à retidão e transparência nos relacionamentos da Companhia, protegendo liberdades fundamentais, em conformidade com a legislação nacional e acordos internacionais. Assim, estabelecemos como metas da Área de Integridade: (a) fortalecer os pilares do Programa de Integridade; (b) disseminá-los em todas suas unidades e parceiros estratégicos; e (c) consolidar a integridade como valor percebido interna e externamente.

Em 2020, foi aprovada a Política de Integridade, que formaliza diretrizes e responsabilidades da Área, além de elencar os Pilares do Programa de Integridade: 1. Comprometimento e Suporte da Alta Administração; 2. Avaliação de Riscos de Corrupção, Anticoncorrencial; 3. Código de Conduta, Políticas e Procedimentos; 4. Treinamento; 5. Canal de Denúncia; 6. Comunicação; 7. Avaliação de Terceiros; 8. Monitoramento; e 9. Revisão Periódica. Destacamos abaixo ações de aprimoramento de alguns desses pilares.

No escopo da avaliação de terceiros, a Área de Integridade passou a compor formal e regularmente o fluxo de análise de doações e patrocínios, sendo responsável pela avaliação das entidades do ponto de vista reputacional, buscando mitigar riscos de relacionamentos que possam prejudicar a imagem e reputação da Klabin. Além disso, a fim de aprimorar a estrutura de avaliação de terceiros, foram contratadas soluções especializadas de pesquisa e análise, que oferecem a possibilidade de identificação de mídias negativas, registros em listas sancionatórias, pessoas expostas politicamente (PEPs), entre outros pontos de atenção reputacional.

Intensificamos ainda mais os treinamentos dos temas Concorrencial, Anticorrupção e Código de Conduta por meio de webinários ao vivo ou em sessões disponibilizadas em formato e-learning. Dentre nossas ações de comunicação, demos continuidade ao nosso evento anual de fomento à reflexão ética com a 5ª Edição da Semana da Ética, evento realizado completamente on-line em virtude da pandemia, contando com ótimo engajamento de todas as unidades da Companhia. Em 2020, a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) premiou a Klabin na Categoria Ética e Compliance pela realização da 4ª Edição da Semana da Ética, realizada em 2019. O prêmio da associação reconhece cases inspiradores e melhores práticas de comunicação empresarial.

Em 2021, 8% dos diretores tiveram sua remuneração variável atrelada ao desempenho dos indicadores de Conduta ética e Integridade. Além deles, 12 gestores (de consultores a gerentes, representando 2% do total), também vincularam sua remuneração às metas de Conduta ética e Integridade da Klabin.